Исходящие документы обрабатываются централизованно в день их получения от структурных подразделений (исполнителей) или не позднее следующего рабочего дня.
Отправка или передача работниками организации документов без их регистрации в канцелярии (или у секретаря) не допускается.
В регистрационной карточке или журнале указывается номер исходящего документа, дата регистрации, заголовок (краткое содержание) документа и номер дела, в котором будет храниться его копия (отпуск).
Во время приема документов от исполнителей исходящих документов обязательно проверяется:
* правильность указания адреса;
* наличие всех необходимых подписей и приложений;
* наличие виз исполнителя на копиях документов, остающихся в делах организации;
* наличие на документах отметок о приложениях;
* правильность оформления документа и размещения реквизитов согласно ГОСТу;
* соответствие количества экземпляров количеству адресатов.
На оригиналах документов, подлежащих возврату, на верхнем поле первой страницы проставляется штамп «Подлежит возврату».
Документы, направляемые одному адресату, вкладываются в один конверт.
Документы, направляемые постоянным корреспондентам, рекомендуется отправлять в конвертах с адресом получателя и отправителя, которые изготовляются заблаговременно типографским способом, или применять конверты с окошечком. Документ фальцуют и вкладывают таким образом, чтобы реквизит «адресат» был виден в прозрачное «окошечко».
При направлении корреспонденции в другие города, помимо названия организации, указывается точный почтовый адрес в соответствии с действующими почтовыми правилами.
Как быть, если письмо одного содержания направляется более чем по четырем адресам? В этом случае составляется список на рассылку, а на каждом экземпляре документа проставляется только один адресат. Список на рассылку подписывается исполнителем документа и оформляется по форме
Список на рассылку документов, направляемых постоянным корреспондентам, включает перечень постоянных корреспондентов (при необходимости их адреса) и количество направляемых экземпляров. Список на рассылку прилагается к копии документа, оставшегося в деле учреждения-отправителя.
Документы, доставляемые курьером, передаются местным адресатам под расписку в разносной книге, которая ведется по форме
Вся исходящая корреспонденция принимается канцелярией (или секретарем) от структурных подразделений в конкретно определенные для этого часы.
Обработка отправляемой корреспонденции включает ее сортировку, адресование, фальцевание и вложение в конверты, заклеивание, определение и проставление стоимости отправления, составление списка на заказную корреспонденцию и сдачу в отделение связи.
Документы сортируют по адресам и видам отправлений (заказная, бандероли). Фальцевание документов, вложение их в конверты, заклеивание, определение стоимости отправлений целесообразно производить с помощью соответствующих технических средств.
Эффективным средством, и сравнительно недорогим, передачи информации является электронная почта (Е-mаіІ), которая позволяет в полном объеме и многократно воспроизводить передаваемую информацию, не используя бумажный носитель. С помощью электронной почты можно передавать текст, графики, факсимиле, фотографии, звуковые и видеофайлы.
Работа разбивается на несколько этапов: подготовка корреспонденции; пересылка электронных писем по указанным адресам; защита писем от несанкционированного доступа; получение писем пользователем путем опроса «почтового ящика»; сохранение или уничтожение полученных писем. Для электронной почты разработано множество пакетов прикладных программ.
Другой распространенный способ передачи информации — это факсимильная связь (факс), позволяющая передавать графические изображения, подписи должностных лиц.
Современные факсимильные аппараты могут использовать обычную писчую бумагу, что дает возможность долго сохранять текст факса, передавать цветные сообщения, автоматически регулировать уровень контрастности.
Однако применение современных средств передачи информации в делопроизводстве организаций требует решения некоторых правовых вопросов, связанных с удостоверением подлинности документа, поскольку законодательно до конца не решены вопросы юридической силы такого рода документа. Поэтому рекомендуется использовать эти виды передачи информации по оперативным вопросам, а в тех случаях, когда требуется наличие подлинной подписи, следом посылается письмо по почте.
Внутренние документы готовятся, оформляются и исполняются в пределах самого учреждения. Они проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, исполнение. Поэтому маршруты их прохождения на этих этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов. Однако раличные виды внутренних документов будут иметь свои маршруты. Например, распорядительные документы (приказы, распоряжения) проходят через юридический отдел; протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки поступают прямо руководителю, на имя которого они написаны. Внутренние документы регистрируются в канцелярии (у секретаря) или отделе кадров, имеют свою индексацию (протоколы, приказы). Приказы регистрируются на карточках, которые включаются в отдельную картотеку приказов, или в журналах
Внутренние документы часто требуют размножения и рассылки в структурные подразделения или подведомственные организации (например, приказы по основной деятельности). Оригиналы приказов, отчетов, протоколов и т.д. остаются в организациях, являющихся их авторами. В другие организации направляются их копии, размноженные средствами оперативной полиграфии.
Некоторые автоматизированные системы управления документацией (АСУД) позволяют автоматизировать также работу с внутренними документами организации, то есть подготовку проекта, его визирование в электронном виде; формирование поручений по документам; передачу завизированных документов на ознакомление и исполнение сотрудникам; контроль ознакомления с приказами, инструкциями и т.д.; управление доступом к документу, накопление стандартных форм и шаблонов документов; формирование отчетности; хранение и быстрый поиск документов.
